Grundlagen zum Verständnis des Pareto-Prinzips (80/20-Regel)

Das Pareto Prinzip, auch Pareto-Effekt80-zu-20-Regel, wurde nach dem italienischen Ingenieur, Ökonom und Soziologen Vilfredo Pareto benannt. Pareto (Wikipedia) stellte Anfang des 20. Jahrhunderts in einer Untersuchung fest, dass 80 Prozent des italienischen Grund und Bodens im Eigentum von nur 20 Prozent der Bevölkerung stand.

Ganz allgemein ist das Pareto-Prinzip die Beobachtung (es ist kein Naturgesetz), dass die meisten Dinge im Leben nicht gleichmäßig verteilt sind. Diese 80/20 Regel ist auf vielfältige Bereiche des Lebens anwendbar. Ein paar Beispiele:

  • 20% des Inputs generieren 80% des Outputs (ganz Allgemein)
  • 20% der Mitarbeiter produzieren 80% des Ergebnisses
  • 20% der Mitarbeiter sind für 80% der Krankheitstage verantwortlich
  • 20% der Kunden schaffen 80% der Einnahmen
  • 20% der Programmfehler (Bugs) führen zu 80% der Programmabstürze
  • 20% der Programm-Merkmale (Features) bewirken 80% der Nutzung
  • 80% der Benutzer verwenden nur 20% der Programmfeatures
  • 20% der Landwirte produzieren 80% der pflanzlichen oder tierischen Erzeugnisse
  • die Auswahl von 20% aller Kleidung trägt man 80% der Zeit
  • u.v.w.

Aber seien Sie vorsichtig, wenn Sie die Idee des Pareto-Prinzips anwenden! Zunächst gibt es ein weit verbreitetes Missverständnis, dass sich die beiden Zahlen 20 und 80 zu 100 addieren müssen – sie tun es nicht!

20% der Arbeiter könnten (nur) 10% der Ergebnisse produzieren. Oder 50%. Oder 80%. Oder 99% oder sogar 100%. In einer Gruppe von 100 Arbeitern könnten 20 Arbeiter die ganze Arbeit erledigen während die restlichen 80 Arbeiter nur Kaffeepause machen. In diesem Fall würden 20% der Arbeiter 100% der Arbeit erledigen. Die 80/20-Regel dient dabei lediglich als grobe Orientierung für „typische“ Verteilungen.

Auch sollte man akzeptieren das die Zahlen/Werte nicht genau „20%“ und „80%“ betragen müssen. Der entscheidende Punkt ist, dass die meisten Dinge im Leben (Aufwand, Lohn, Ertrag) nicht gleichmäßig verteilt sind und das einige mehr beitragen als andere.

Das Leben ist nicht fair

Was bedeutet es, wenn man sagt „die Dinge sind nicht gleichmäßig verteilt“? Der entscheidende Punkt ist, dass jede geleistete Arbeitseinheit (oder verbrauchte Zeiteinheit) nicht den gleichen Beitrag (zu einem Ergebnis) leistet. In einer perfekten Welt, würde jeder Mitarbeiter die gleiche Menge beitragen, jeder Programmfehler wäre ebenso wichtig, würde jede Funktion gleichermaßen von Nutzern genutzt (und geliebt) werden. Planung wäre so einfach.

Aber das ist nicht immer der Fall:

Zeichnung2

Die 80/20-Regel stellt fest (oder beobachtet), dass die meisten Dinge eine ungleiche Verteilung besitzen. Aus der Menge/Gruppe von 5 Dingen, wäre vielleicht das erste Ding das „Beste“. Das „beste Ding“ (mag eine Idee oder auch Person sein) wird eine starke Wirkung (einen hohen Einfluss) auf die gesamte Gruppe haben (die grüne Linie). Wir möchten das Leben so wie die rote Linie, wo jedes Ding einen gleichmäßigen Beitrag leistet. Aber das passiert leider nicht (immer).

Das Verhältnis kann sich natürlich auch ändern. Es kann 80/20, 90/10 oder auch 90/20 betragen (wie schon erwähnt, die Teile müssen in Summe nicht 100 ergeben).

Der entscheidende Punkt ist, dass die meisten Dinge nicht 1/1 sind, wo jede eingebrachte Einheit (Input: Arbeit, Zeit, Anstrengung) genau den gleichen Beitrag liefert (Output).

Also, warum ist das nützlich?

Das Pareto Prinzip hilft einem zu erkennen, dass die Mehrheit der Ergebnisse (Output) von einer Minderheit der Einsatzgröße/Einsatzmenge (Input) kommt.

  • 20% der Arbeiter erwirtschaften 80% der Erlöse: Das Unternehmen sollte sich darauf konzentrieren, diese Mitarbeiter zu belohnen.
  • 20% der Programmierfehler führen zu 80% der Abstürze: Der Fokus der Entwickler sollte auf der Behebung dieser Fehler liegen.
  • 20% der Kunden tragen zu 80% der Umsätze bei: Das Unternehmen sollte sich darauf konzentrieren, (insbesondere) diese Kunden zufrieden zustellen.

Die Beispiele lassen sich beliebig erweitern. Der Punkt ist, zu erkennen, sich auf die 20% zu konzentrieren, welche den Unterschied ausmachen, anstatt auf die verbleibenden 80%, welche zum Gesamtergebnis nur wenig beizutragen haben.

In der Wirtschaftswissenschaft gibt es den Begriff es Grenznutzen (Wikipedia), der von der Erkenntnis ausgeht, dass mit zunehmendem Verbrauch der Nutzen eines Gutes für das konsumierende Individuum abnimmt. Dies nimmt wiederum Bezug auf sogenannte Ertragsgesetz (Wikipedia), welches auf anschauliche Art die Volksweisheit „zu viele Köche verderben den Brei“ beschreibt. Für das 80/20-Prinzip bedeutet das, dass jede weitere Stunde (Zeit) Aufwand oder jeder weitere und zusätzliche Mitarbeiter  weniger „spürbaren“ Beitrag zum Endergebnis beiträgt. Am Ende verschwendet/vergeudet man viel Zeit und viel Arbeitskraft an nebensächlichen Details.

Ein praktische Beispiel, bitte!

Alle Theorie ist grau und auf abstrakter Ebene erscheint vieles plausibel. An dieser Stelle wäre ein konkretes Beispiel hilfreich. Das folgende Video zeigt auf erstaunliche Weise, wie man mit dem simplen Malprogramm Paint von Microsoft beeindruckende Ergebnisse erzielen kann.

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Das Video ist etwas 5 Minuten lang. Es ist beschleunigt und zeigt wie der Künstler ein Auto malt. Teilen wir das Video in 5 Blöcke, je Block ca. 1 Minute, so beträgt jede Minute etwa 20% zur gesamten Fertigstellung bei. Die folgende Bilderreihe zeigt die chronologischen „Zwischenstände“ des Autos und demonstriert den Entstehungsvorgang.

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  •  01:06 (Stufe 1) – Grundgerüst
  • 02:00 (Stufe 2) – auftragen der Grundfarbe
  • 03:03 (Stufe 3) – erste Details: Alufelgen, Frontscheibe
  • 04:04 (Stufe 4) – zusätzliche Details: Schattierung und Reflektion
  • 05:04 (Stufe 5) – Feinschliff: Scheinwerfer und Bildhintergrund

Von der Annahme ausgehend, dass der Künstler, für einen potentiellen Kunden, Designentwürfe erstellen soll und ihm dazu lediglich 5 Minuten Zeit zur Verfügung stehen könnte er folgendes präsentieren:

  • Ein Auto in Top-Qualität (Stufe 5)
  • Ein einigermaßen detailliertes Auto (Stufe 3) und ein Auto mit eingefärbtem Grundgerüst (Stufe 2)
  • Fünf Autos auf Grundgerüst-Niveau (5 mal Stufe 1)

Stop! Qualität ist nicht verhandelbar! Ein Auto der Stufe 5 ist doch deutlich besser als ein Auto der Stufe 1. Oder?

Der Punkt ist nicht, dass das Auto Stufe 5 besser ist als das Auto Stufe 1 – das ist nämlich eindeutig. Die viel spannendere Frage lautet: ob das Auto Stufe 5 auch 5 mal besser ist als 5 Autos der Stufe 1 (oder irgendeine andere mögliche Kombination).

Kunden wissen oft nicht genau was sie eigentlich wollen. Möchte der Kunde einen PKW, einen LKW oder vielleicht sogar ein Boot. Von der Farbe wollen wir erst gar nicht reden. Die Erstellung einer Stufe-5-Zeichnung/Skizze würde bei diesem Kunden keinen Sinn ergeben. Besser wäre es, dem Kunden mehrere grobe Konzepte zu zeigen, welche die gewünschte Richtung vorgeben und dann im Anschluss erst die Details zu erarbeiten.

Der Punkt ist, den Aufwand einzubringen, der nötig ist, um das meiste Geld heraus zu bekommen. Dieser Aufwand beträgt meistens die ersten 20 % (oder 10% oder 30% – der genaue Wert kann schwanken). In der Planungsphase kann es besser sein 5 schnelle Prototypen zu präsentieren als lediglich ein auf Hochglanz poliertes Produkt.

In dem Beispiel mit dem Auto, hat man bereits nach der ersten Minute (01:06 – Stufe 1) ein so genaues Verständnis davon, was das Endergebnis sein wird. Der Großteil der „Arbeit“ wird im Vorfeld erledigt. Im Sinne der Entscheidung über die Art des Fahrzeugs, Art des Aufbaus und Perspektive. Der Rest ist das setzen von Details wie Farben und Schattierungen.

Es soll nicht der Eindruck entstehen, dass das Umsetzen von Details einfach ist – im Gegenteil. Jedoch tragen die jeweils einzeln hinzufügten Details nicht so viel zum Gesamtergebnis bei wie die ersten groben Striche der Autozeichnung. Der Unterschied zwischen den Bilder der Autos in Stufe 4 und Stufe 5 ist wesentlich kleiner als die markanten   Unterschiede zwischen den Autos der Stufe 1 und Stufe 2. Oder noch markanter zwischen der leeren Skizze und der Stufe 1 (zwischen 00:00 und 01:06). Zwischen den Stufen 4 und 5 muss man ziemlich genau hinsehen um die Unterschiede zu erkennen.

Abschließende Gedanken

Der Punkt, den es hinter dem Pareto-Prinzip zu erkennen gilt, ist der, dass die meisten Dinge im Leben nicht gleichmäßig verteilt sind. Treffen Sie Entscheidungen über die Zuweisung von Zeit, Ressourcen und Anstrengungen auf dieser Basis:

  • Anstelle von 1 Stunde für einem groben Entwurf für einen Artikel, den Sie schreiben, verbringen Sie je 10 Minuten mit 6 Umrissen für ein Paper / Blog-Artikel und entscheiden sich dann für das beste Thema.
  • Statt 3 Stunden für eine Website aufzubringen besser 6 Templates/Layouts erstellen in jeweils 30 Minuten.
  • Anstatt 3 Stunden lang 3 Artikel im Detail zu lesen, überfliegen Sie in je 5 Minuten 12 Artikel (1 Stunde) und verbringen Sie dann eine Stunde auf den beiden jeweils besten Artikeln (2 Stunden).

Diese Techniken können sinnvoll sein oder auch nicht- der Punkt ist, zu erkennen, dass Sie die Möglichkeit haben, sich auf die wichtigen 20% zu konzentrieren.

Schließlich glaube ich nicht, das Pareto-Prinzip dahingehend zu deuten, nur das 80% der Arbeit erledigt sein müssen. Es mag zwar sein, dass 80% von einer Brücke in den ersten 20% der Zeit gebaut werden, aber Sie müssen noch den Rest der Brücke bauen, um sie nutzen zu können. Es mag zwar sein, dass 80% der Mona Lisa in den ersten 20% der Zeit gemalt wurden, aber es wäre nicht das Meisterwerk ohne all die Details. Das Pareto-Prinzip ist eine Beobachtung, nicht ein Naturgesetz.

Wenn Sie Top-Qualität suchen, benötigen Sie alle 100%. Wenn Sie versuchen, das Ergebnis / den Output gegenüber der eingebrachten Aufwendungen (Input) zu optimieren, setzen Sie den Schwerpunkt auf die kritischen 20%. Was zudem eine Zeitersparnis sein kann. Beobachten Sie, welche Aktivitäten die besten Ergebnisse generieren und geben Sie ihnen Ihre entsprechende Aufmerksamkeit.

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